Siirry sisältöön

Mitä yrittäjän tulee tietää tilausprosessista?

Kun saat tilauksen asiakkaaltasi, se on aina tarkistettava ja korjattava tarpeen mukaan ennen tilausvahvistuksen lähettämistä. Tilausprosessien käytännöt ja toimintatavat vaihtelevat alakohtaisesti jonkin verran, mutta on olemassa yleispäteviä ohjeistuksia tilausten ja tilausvahvistusten käsittelyyn ja toimittamiseen.

Tilauksen tulisi (sinun ja asiakkaasi hyödyksi) olla kirjallinen ja siinä tulee ilmetä yhteisesti sopimus- ja / tai tarjousvaiheessa kirjatut ehdot.

Asianmukaiseen tilausprosessiin kuuluu tilauksen vahvistaminen. Huomaathan, että jos vahvistat tilauksen tarkistamatta sitä, saatat hyväksyä omalle liiketoiminnallesi kannattamattomia tai muuten sopimattomia ehtoja.

Lue laskutusblogistamme tilauksen tarkistamiseen ja sen vahvistamisen liittyvät ohjeet.

 

Laskutusasiantuntijamme Asta Lehto on työskennellyt laskutuksen parissa vuodesta 2006 lähtien.

 

Mitä sinun pitää tietää tilausprosessista?

 

Joissakin yrityksissä ei tehdä kirjallisia sopimuksia, vaan kaupankäynnin yksityiskohdat sovitaan suullisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että kummallekaan osapuolelle ei jää mustaa valkoiselle siitä, mitä on sovittu.

 

Jos sopimusta yhteistyöstä ei ole kirjallisena ja tilauskin tehdään suullisesti, kukaan ei voi oikein vedota mihinkään, jos kaupassa tulee erimielisyyksiä tai sekaannusta

 

Kirjallinen tilausvahvistuskin on hankala tehdä, koska ei ole olemassa alkuperäistä kirjallista tilausta, jota vahvistaa.

 

Tilausprosessin kulku

  1. Tilauksen vastaanottaminen
  2. Tilauksen tarkistaminen
  3. Tilauksen vahvistaminen

 

Kun olet tehnyt asiakkaalle kirjallisen tarjouksen ja se on hyväksytty, normaalisti asiakas lähettää sinulle tarjoukseesi perustuvan tilauksen.

 

Mitä tilauksesta pitää aina tarkistaa? Muista ainakin seuraavat:

  • Toimitusaika
  • Hinnat
  • Tuotteet ja palvelut, määrät
  • Maksuehto

 

Näiden lisäksi tilauksesta tulisi löytyä tilausnumero, sekä toimitus- ja laskutusosoitteet. Huomaa myös, että laskutettava asiakas voi olla eri, kuin tilauksen tehnyt yritys.

Riippuen käytössä olevasta taloushallinnon järjestelmästä, myyntitilausjärjestelmä antaa automaattisesti aikaisemmin tallennetut tiedot asiakasnumeron mukaan.

 

Miksi tilaus pitää aina tarkistaa?

Jos hyväksyt tilauksen tarkistamatta, saatat erehdyksissäsi hyväksyä jotain liiketoiminnallesi sopimattomia ehtoja. Kun olet hyväksynyt tilauksen, asiakas ymmärtää, että tilaus toimitetaan hänelle juuri niillä ehdoilla, joita tilauksessa lukee.

Jos asiakas soittaa tilauksen, voit pyytää tilauksen myös kirjallisena. Jos asiakkaallasi ei ole tähän jostain syystä mahdollisuutta, voit itse luoda tilauksen myyntijärjestelmääsi (tai sähköpostiisi) ja välittää sen asiakkaalle. Näin asiakkaallekin jää virallinen, kirjallinen todistus omasta tilauksestaan. Hänellä on myös mahdollista tarkistaa, onko tilauksella kaikki kuten kuuluu.

 

Lehto Invoicing Oy tarjoaa kaikille yrityksille laskutusasiantuntijan palvelut

 

Mitä kuuluu viralliseen tilausvahvistukseen?

Tilausvahvistus lähetetään asiakkaalle mahdollisimman pian tilauksen vastaanottamisen jälkeen. Tilausvahvistuksella nimensä mukaisesti vahvistetaan tilaus.

Tilausvahvistukseen muutetaan tarvittaessa esimerkiksi toimituspäivämäärä, jos alkuperäisessä tilauksessa ollut toimituspäivä ei ole mahdollinen.

 

Luitko jo ohjeistuksemme tarjouksen laatimisesta? Huolellisesti laadittu tarjous toimii pohjana tuleville tilauksille!

 

Yhteenveto: Mitä tilauksen tullen pitää muistaa?

  • Varmista, että tilaus ja tilausvahvistus ovat aina kirjallisia (sähköpostitilaus / verkkokauppatilaus / suoratoimitusjärjestelmään tullut tilaus)

  • Tilauksen tarkistus joka kerta, myös vanhoilta, tutuilta asiakkailta

  • Ripeä tilausvahvistus kuuluu tilausprosessiin ja hyvään asiakaspalveluun. Toimita vahvistus asiakkaallesi mahdollisimman pian.

 

Katsoitko jo videoesittelyn pääkouluttajastamme Asta Lehdosta?

Pian on nähtävillä myös yritystoiminnastamme kertova video, seuraathan uutisia somekanavistamme Facebookissa ja LinkedIn:ssä!

 

Lehto Invoicing Oy tarjoaa asiantuntevaa laskutuksen asiantuntijapalvelua yrityksille koko Suomen alueella, toimialasta riippumatta.