Siirry sisältöön

Worst Case – Yrityksen kannalta

Mikä on yksi yrityksien suurimmista virheistä laskutuksessa ja miten virhe korjataan?

 

Kuva: Pexels

 

Worst Case yrityksen laskutuksen kannalta on laskutuksen epäonnistunut ajoittaminen: laskuja ei ehditä tai osata tehdä oikea-aikaisesti. Ne saatetaan lähettää myöhässä tai jättää kokonaan lähettämättä.

Laskujen oikea-aikainen luonti ja lähetys vähentävät yrityksen oman talouden ongelmia ja jopa estävät mahdollisia kassakriisejä.

Tämä ongelma voidaan poistaa kokonaan laskutusprosessin huolellisella suunnittelulla.

Yrityksesi perusta on onnistunut laskutus.

Lue blogistamme, miten estät oman Worst Casesi.

 

Yrityksessännehän on kaikki hyvin: tilauksia ja töitä riittää!

Asiakkaatkin ovat tyytyväisiä. Ehkä käytössä on jopa uusi toiminnanohjausjärjestelmä. Tuotteiden hinnoittelukin on kohdallaan.

 

Jokin on silti pielessä?

 

Laskutus tuntuu laahaavan perässä. Kassa on jatkuvasti huonossa tilassa. Pieniä tai suuria investointeja on nyt syytä lykätä, koska hankintoihin ei oikein ole varaa.

 

Kyseessä on Worst Case – yrityksen kannalta. Tällöin oikea-aikaiselle laskutukselle ei ole taitoa tai aikaa, vaikka kauppa käy.

 

Kokemuksemme mukaan tämä on yksi yrityksien suurimpia laskutukseen liittyviä ongelmia.

Yrityksiä, joilla ei ole aikaa tai taitoa laskuttaa oikein, on paljon. Laskutus viivästyy tai jää jopa kokonaan toteuttamatta. Asiakkaalle tämä ei tuo ongelmia, päinvastoin, he saavat korotonta maksuaikaa.

Joskus asiakkaat käyttävät tätä ongelmaa hyväksi. Kun tiedetään, että laskutus viivästyy, voidaan tilata samalla vaikka hieman suurempi erä ilman pelkoa ajallaan tulevista laskuista, maksumuistutuksista tai perinnästä.

Worst Case-yritys taas kärsii tästä toimintatavasta jatkuvasti ja ehkä miettii, mikä yrityksen taloudessa voi olla pielessä, kun tilaavia asiakkaitakin on niin paljon?

Kiinteät kulut juoksevat koko ajan, ne jopa kirjataan ostoreskontraan ajantasaisesti. Kun muut yritykset laskuttavat ajallaan, jää kassa jatkuvasti vajeeseen, kun omia laskuja ei tehdä kustannustehokkaasti.

 

Apuna kassan ongelmiin on jokaiselle yritykselle sovellettavissa oleva laskutusprosessi. Kaavio-muotoisessa suunnitelmassa kerrataan kohta kohdalta, miten yrityksen laskutus hoidetaan niin, että kassan tilanne saadaan vakaaksi ja mahdolliset investoinnit on helppo toteuttaa, ilman luottoja tai ulkopuolista rahoitusta.

 

Yrityksissä tuhlataan resursseja, jos ei osata hyödyntää taloushallinnon järjestelmän tarjoamaa apua.

Eri taloushallinnon ohjelmia on tarjolla useita, toimialakohtaisesti toimivia tai jokaiselle yritykselle soveltuvia. Kun on valittu käyttöön sopiva järjestelmä, pitää kuitenkin muistaa, että pelkkä järjestelmän hankkiminen ei riitä. Lisäksi tarvitaan:

  • Osaaminen / koulutus siihen, että taloushallinnon järjestelmää osataan käyttää kustannustehokkaasti
  • Ihminen, joka laskuttaa ja syöttää oikeat tiedot järjestelmään
  • Aika, joka käytetään laskutukseen, mieluiten JOKA PÄIVÄ

 

Kun yritys tarkistaa nämä kolme tekijää, on worst case lähes mahdoton

 

Kuva: Pexels

 

Worst Case-esimerkki: Kun myyjä ei tiedä, että myyntitilaus tulee kirjata saman tien tilauksen tullen järjestelmään.

Olette metallituotteita valmistava yritys. Teette asiakkaanne tilauksesta 4000 kpl metalli-osia, á 2,10€.

Myytte asiakkaalle 2,10*4000 = 8400 euron edestä tuotteita + alv.

Myyjänne on tyytyväinen myynnistään.

Hän joutuu kuitenkin vastaamaan pian tämän kaupan jälkeen seuraavan asiakkaan tarjouskyselyyn. Uusi palaveri on myös alkamassa heti tarjouskyselyn jälkeen, joten hän jättää myynnin kirjaamatta. Hän ajattelee, että ehkä laskutus hoituu huomenna tai joku muu ehtii kirjata sen taloushallinnon ohjelmaan.

Asiakas saa tuotteensa seuraavalla viikolla.

Yrityksenne ei ole edelleenkään luonut laskua myyntitapahtumasta.

Myyjä saa uuden kaupan sovittua ja tuskailee, koska ei ehdi taaskaan kirjata myyntejä koneelle ylös.

Näitä samankaltaisia asiakkaita teillä on useita: saatavan rahasumman määrä kerautuu.

 

Samaan aikaan ostoreskontrassanne odottavat maksua mm. sähkölasku, tarvikkeita sisältävä lasku, puhelinlaskut ja raaka-ainelaskut.

Tarvitsisitte toimistoon uudet työtuolit, mutta päätätte lykätä hankintaa, koska ette nyt voi ostaa uusia tuoleja.

Ehkä joku ehdottaa, että ostatte tuolit rahoituksella?

 

Tämä kaikki olisi estettävissä yrityksellenne luotavalla prosessikaaviolla, jossa henkilökuntanne (myös myyjät!) saavat täyden koulutuksen siitä, miten jokainen tehtävä toimi (aina tilauksen vastaanottamisesta laskujen arkistointiin saakka) voidaan tehdä mahdollisimman kustannustehokkaasti ja yritystä hyödyntävällä tavalla.

 

Onnistuneelle laskutukselle on helppo ottaa aikaa, kun ymmärtää sen merkityksen koko yrityksen taloudelliselle hyvinvoinnille.

Lehto Invoicing Oy kouluttaa kaikenkokoisia yrityksiä, alasta riippumatta.

Annamme koulutuksillemme 100%:n tyytyväisyystakuun.

Lehto Invoicing – Kohti parempaa laskutusta

 

Ps. Haluatko ilmaisia vinkkejä oman yrityksesi laskutuksen kehittämiseen?

Tilaa uutiskirjeemme, ja saat ajankohtaista tietoa suoraan sähköpostiisi kuukausittain – ihan ilmaiseksi.